Onderhoud backorder

De backorder wordt gebruikt voor het maken van klantbestellingen. Dit kunnen bestellingen zijn die telefonisch worden gedaan of bijvoorbeeld voor artikelen die niet op voorraad zijn of niet voldoende voorraad hebben, ook is het mogelijk orders van de webshop in te lezen. 

Aanmaken backorder

Het aanmaken van de backorder gebeurt veelal handmatig. Na het invoeren van de relatie en omschrijving kunnen de artikelen worden ingegeven. Ook is het mogelijk om de artikelen van een geaccepteerde offerte in te lezen of orders van de webshop.
Voor eigen assortiment artikelen wordt de voorkeursleverancier gehanteerd. Is het artikel geen eigen assortiment komt er een pop-up voor de leveranciers keuze. Dit is van belang voor het bestellen. Na het opslaan van de backorder wordt er per artikel regel een status getoond.

• Wachten (de status van de backorder staat op wachten, de artikelen worden dan niet besteld).
• Bestellen
• Wachten op ontvangst
• Deelpicken
• Picken

Bestellen

Je kunt artikelen in de backorder op twee manieren bestellen: via het besteladvies of direct vanuit de backorder.
Bij het besteladvies controleert het systeem automatisch of er artikelen nodig zijn voor één of meerdere backorders. Het systeem telt deze aantallen op bij de benodigde voorraad en neemt ze mee in het besteladvies.
Kies je ervoor om direct vanuit de backorder te bestellen? Dan maakt het systeem per leverancier een aparte order aan met alleen de artikelen uit de backorder. Je moet deze order direct na het aanmaken verzenden. Doe je dat niet, dan kan het automatische besteladvies dezelfde artikelen alsnog opnieuw bestellen. In dat geval toont het systeem een waarschuwing op het scherm.
Wanneer een bestel- en leverdatum wordt opgegeven, kan dit invloed hebben op het moment waarop een artikel wordt opgenomen in het besteladvies en op wanneer het op de pickinglijst verschijnt.

Picken

Om de artikelen te kunnen leveren moeten ze gepickt worden. Voor het picken kunnen picklijsten aangemaakt worden. Ook is het mogelijk om dit handmatig te doen door de eigenschappen van een regel in de backorder te openen. Alle artikelen van de backorder in één keer picken is mogelijk vanuit de backorder zonder dat er een pickinglijst aangemaakt hoeft te worden, hiervoor is de knop "Alles picken".
Het systeem kent twee verschillende picklijsten, een pickingverdeellijst en pickingverzamellijst. De pickingverdeellijst wordt gemaakt nadat een inkooporder wordt ingeboekt als ontvangst. Per artikel wordt er een regel aangemaakt, de regel toont voor welke backorder(s) de artikelen zijn. Een pickingverzamellijst is gekoppeld aan een backorder, hiermee kunnen de artikelen die op voorraad zijn en niet besteld hoeven te worden gepickt worden.

Verkopen

Afhankelijk van de instelling of de backorder volledig uitgeleverd moet worden of in delen kan de backorder in het verkoopscherm worden ingelezen. Adhv de instelling van de relatie wordt de kontant- of rekeningbon gemaakt. Instellingen als afleveradres, werknummer en bonnummer worden overgenomen naar de verkoopbon.