Jaarafsluiting (financieel boekjaar)

Einde van het jaar

Aan het einde van het jaar dient u de volgende handelingen uit te voeren:

  • Afdrukken van de voorraadlijst voor het bepalen van de waarde van de financiële voorraad per 31 december (zie Catalogus –> Overzichten –> Voorraadlijst per artikel of fabrikant).
  • Indien u werkt met een spaarsysteem dan dient u de waarde te bepalen van de spaarpunten die u heeft uitstaan bij uw klantenkaarthouders (zie Verkopen –> Statistiek –> Raadplegen spaarsaldi). Voor deze waarde kunt u een reservering opnemen in uw boekhouding.

 

De volgende stappen kunt u op ieder gewenst moment in het jaar uitvoeren:

Voorbereiding

Voordat u het jaar kunt afsluiten, moet u de volgende handelingen uitvoeren:

  • Alle boekingen van het af te sluiten jaar moeten gejournaliseerd zijn (zie menu Financieel –> Boekingen –> Journaliseren…)
  • Alle zogenaamde 0 boekingen moeten verwerkt zijn (zie menu Financieel –> Grootboek –> Aanpassen 0 boekingen…)
  • De BTW aangifte tot en met 31-12 moet verwerkt zijn (zie menu Financieel –> BTW –> BTW Aangifte… of als u elektronisch aangifte doet: Financieel –> BTW –> Elektronische aangifte…)

Controles

Voordat u het jaar afsluit, dient u het volgende te controleren:

  • Het saldo op de Openstaande Postenlijst Debiteuren per 31-12 dient overeen te komen met het saldo op uw grootboekrekeningen Debiteuren van eind december(zie Financieel –> Overzichten –> Debiteuren – Lijst Openstaande Posten  en zie Financieel –> Grootboek –> Onderhoud Grootboek)
  • Het saldo op de Openstaande Postenlijst Crediteuren per 31-12 dient overeen te komen met het saldo op uw grootboekrekeningen Crediteuren van eind december (zie Financieel –> Overzichten –> Crediteuren – Lijst Openstaande Posten  en zie Financieel –> Grootboek –> Onderhoud Grootboek)
  • De beginbalans per 1 januari van het af te sluiten jaar dient in evenwicht te zijn (zie Financieel –> Overzichten –> Grootboek – Lijst beginsaldi grootboek)

Resultaat boeken

Het saldo van Verlies of Winst afkomstig van de kolommenbalans voor de periode December dient als resultaat geboekt te worden op een balansrekening (zie Financieel –> Overzichten –> Balans – Kolommenbalans)

Overzichten

Ook na de jaarafsluiting blijven alle financiële boekingen bewaard. Het is daardoor niet nodig om voor de jaarafsluiting alles op papier af te drukken. Als u er voor kiest om de balans- en mutatieoverzichten niet op papier af te drukken dan willen wij u er wel op wijzen dat het hebben van goede back-ups zeer belangrijk is. Mocht uw server onverwacht uitvallen en u heeft geen goede back-up dan is ook uw financiële boekhouding verloren.
Als u wel uw financiële boekhouding op papier wilt afdrukken dan adviseren wij om de volgende overzichten af te drukken:

  • Debiteuren – Historisch overzicht (01-01 t/m 31-12)
  • Crediteuren – Historisch overzicht (01-01 t/m 31-12)
  • Grootboek – Mutatie overzicht grootboek (van eerste periode t/m de laatste periode)
  • Balans overzichten

Backup maken

Alvorens u het jaar gaat afsluiten, adviseren wij om een goede back-up te maken van het dge pakket. Bijvoorbeeld door een kopie van het pakket te maken of een back-up te maken op een nieuwe tape en deze apart te bewaren.

Jaar afsluiten

U sluit het jaar af door in het menu te kiezen voor “Financieel” –> “Afsluiten” –> “Financieel jaar”. Vervolgens volgt u de instructies zoals die in de wizard worden weergegeven. Houdt u er rekening mee dat het afsluiten van het jaar enige tijd (enkele uren) in beslag kan nemen. Wij adviseren u dan ook om de jaarafsluiting op een rustig moment uit te voeren.
Heeft u de jaarafsluiting gestart, dan dient u de software NIET tussentijds af te breken. Heeft u het vermoeden dat de software niet reageert, neem dan altijd eerst contact op met dge. Dit omdat door het afbreken van de software gegevens verloren kunnen gaan. 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

0 Opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.